Crear y administrar eventos

Crear eventos

Como administrador o líder del equipo, puedes crear eventos para organizar actividades con los miembros.

Proceso de creación

Accede a la creación de evento

Desde la pestaña de Eventos del equipo, busca el botón “Crear evento” o ”+”.
Ingresa la información básica
- Título: Nombre claro y descriptivo del evento
- Descripción: Detalla de qué se trata, qué traer, qué esperar, etc.
Sube una imagen (opcional pero recomendado)

Una imagen atractiva hace el evento más llamativo. Se comprime automáticamente.
Configura las opciones de fecha/lugar

Puedes agregar hasta 3 opciones diferentes:
- Una sola opción: El evento tendrá fecha/lugar definido directamente
- Múltiples opciones: Se activará votación para que los miembros elijan
Para cada opción, define:
- Fecha y hora: Cuándo sería el evento con esa opción
- Ubicación: Dónde se realizaría
- Dirección: Dirección textual del lugar
Configura opciones adicionales (siguiente sección)
Crea el evento

Revisa todo y confirma la creación.

Opciones de configuración

Asignar a grupos

Si solo quieres que ciertos miembros vean el evento:

Selecciona los grupos específicos
Solo los miembros de esos grupos verán y podrán participar

Evento abierto

Activado: Cualquier miembro del equipo puede confirmar asistencia
Desactivado: Solo miembros invitados específicamente pueden asistir

Límite de asistentes

Si el lugar tiene capacidad limitada:

Activa la opción de límite
Ingresa el número máximo de asistentes
El sistema controlará que no se exceda

Comentarios

Habilitados: Los asistentes pueden comentar y discutir sobre el evento
Deshabilitados: No hay sección de comentarios

Subida de archivos

Habilitada: Los miembros pueden subir fotos y documentos
Deshabilitada: Solo admins pueden agregar archivos

Fecha límite de votación

Si configuraste múltiples opciones:

Define cuándo cierra la votación

Debe ser al menos 1 hora antes de la primera opción de fecha.
Después de este momento
- La votación se cierra automáticamente
- Se puede determinar la opción ganadora

Notificar al crear

Activado: Los miembros reciben notificación inmediata del nuevo evento
Desactivado: El evento se crea silenciosamente

Administrar un evento existente

Enviar notificaciones

Puedes enviar recordatorios o avisos sobre el evento:

Notificación masiva

Envía un aviso a todos los miembros elegibles para el evento.

Notificación individual

Envía un aviso a un miembro específico.

Aprobar archivos

Si configuraste que los archivos requieren aprobación:

Ve a la sección de archivos del evento
Busca archivos pendientes de aprobación
Revisa cada archivo
Aprueba o rechaza según corresponda

Finalizar votación manualmente

Si quieres cerrar la votación antes de la fecha límite:

Accede al evento
Busca “Finalizar votación” o similar
Selecciona la opción ganadora

Puede ser automáticamente la más votada o puedes elegir manualmente.
Confirma

El evento pasa a tener fecha definitiva.

Cancelar evento

Si el evento no se realizará:

Accede al evento
Busca la opción “Cancelar evento”
Confirma la cancelación
Los asistentes serán notificados (según configuración)

Buenas prácticas

Título claro

Usa títulos que expliquen de qué se trata: “Reunión mensual de ventas” es mejor que “Reunión”.

Descripción completa

Incluye toda la información relevante: agenda, qué traer, código de vestimenta, etc.

Imagen atractiva

Una buena imagen hace que el evento sea más llamativo en la lista.

Tiempo suficiente para votar

Da al menos 24-48 horas para que todos puedan votar si usas múltiples opciones.

Consideraciones de fechas

Las fechas del evento deben ser al menos 3 horas en el futuro
La fecha límite de votación debe ser al menos 1 hora antes de la primera opción
No puede haber opciones de fecha duplicadas